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Règlement intérieur des Antennes

Sommaire

A) Généralités
B) Comité d'animation
C) Section locale "Île de France"

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A - Généralités

Article A.1 : Définition

Afin d'être plus proche de ses adhérents et dans un but d'entraide, il peut, dans certains cas, être utile d'ouvrir des sections locales.

Une section locale est en fait une "Antenne" déportée vis-à-vis du siège de l'Association, située, soit dans le même département, soit extérieure à ce même département.. Elle est créée sur la base des dispositions prévues par l'article 10 des statuts du Cercle Généalogique Poitevin, dénommé ci-après le CGP.

Article A.2 : But

Cette section a pour but de regrouper des généalogistes amateurs, adhérents du CGP, demeurant dans une même région locale, et éloignés du siège du CGP, ne pouvant donc pas utiliser normalement les services disponibles à Poitiers de l'association ; le but étant de les aider à entamer ou à poursuivre leurs recherches généalogiques.

Article A.3 : Structure

La structure des sections locales doit permettre de rassembler ses membres autour de travaux d'intérêt général et notamment sur des sujets regroupant la généalogie, la société, l'histoire locale, etc..

Article A.4 : Responsabilités

Localement la section est gérée par un comité d'animation composé d'un ou plusieurs animateurs, choisis en principe par les membres participants à cette section. Ce ou ces animateurs doivent être, ensuite, agréés par le Bureau du CGP.

Sur le plan administratif, technique et financier, les sections locales dépendent du Président, du Secrétaire Général ou du Trésorier du CGP suivant les activités concernées.

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B - Comité d'animation

Article B.1 : Fonctions

Les membres du comité d'animation des sections locales doivent être adhérents du CGP. Ils sont chargés de développer les activités généalogiques et de promouvoir dans leur région, le CGP. Ils ont la responsabilité de la planification et de l'organisation des réunions locales. Ils doivent aussi assurer la coordination des activités avec les demandes issues du Bureau du CGP.

Article B.2 : Les réunions

Chaque section locale se réunit périodiquement. Des non-adhérents sont admis à titre d'auditeurs libres, afin qu'ils puissent découvrir l'intérêt de ces réunions généalogiques. Un dossier leur sera remis pour adhérer au CGP.

Lors de chaque réunion, l'animateur doit proposer un tour de table pour que chaque participant puisse s'exprimer librement sur ses travaux et sur ses recherches. Le temps de parole de chaque participant doit être équitable, et sa répartition est à la charge de l'animateur. Les principaux commentaires ou observations émis par les participants lors du tour de table, ou plus largement pendant la réunion doivent figurer dans le compte-rendu de réunion.

Article B.3 : Compte-rendu

À l'issue de chaque réunion, un compte-rendu est fait par un des animateurs désignés pour cette action.

Ce compte-rendu sera ensuite :

1. envoyé au CGP pour parution dans HÉRAGE.
2. inséré dans le site Internet local, s'il en existe un.

C - Application du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur doit être agréé par le Bureau du CGP, approuvé par l'Assemblée Générale et annexé aux statuts du Cercle.

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Section locale "Île de France"

Article 1 : Création

Du fait du nombre important d'adhérents du CGP demeurant dans la région Île de France, une section locale a été créée, il y a quelques années à la demande de ses adhérents.

Cette section baptisée "Antenne Île de France" est créée sur la base des articles définis dans les pages "Rôle des sections locales", et elle couvre les départements composant la région Île de France.

Article 2 : But

Cette section a pour but de regrouper des généalogistes amateurs, adhérents du CGP, demeurant dans la région Île-de-France ou, par extension, au nord de la Loire, dans le but de les aider à entamer ou à poursuivre leurs recherches généalogiques.

Dans cet esprit l'Antenne a créé un site Internet dénommé : http://cgpparis.multimania.com, lequel est ouvert à tous, notamment aux Internautes franciliens du CGP.

A Paris, en principe, les réunions de la section locale se tiennent à la Bibliothèque Généalogique. En cas d'incompatibilité avec les dates de réunions proposées, ou en cas de calendrier indisponible, elle peut se réunir dans un autre lieu, sachant que les frais occasionnés par un changement de local sont à la charge des participants.

Article 3 : Organisation

L'Antenne Île de France est gérée par un Comité d'Animation. Les membres, nécessairement adhérents du CGP, sont nommés à la suite d'une consultation des participants de l'Antenne. Ils doivent ensuite être agréés par le Bureau du Cercle.

L'Animateur est de plein droit nommé pour assister aux réunions du Bureau du CGP (Il peut d'ailleurs être élu à ce Bureau comme membre). L'animateur désigné peut se faire remplacer en cas d'empêchement.

Le Comité d'animation se charge de développer l'esprit du CGP. Son rôle est de recueillir les propositions de projets des adhérents, de les adapter à la structure de la section et de les faire remonter si nécessaire vers le siège du CGP. Ils doivent conserver la liste des participants de chaque réunion. Cette liste doit comporter le nom, prénom et numéro d'adhérent des participants, ainsi que les coordonnées des personnes présentes qui ne sont pas adhérentes.

Article 4 : Relevés

Une convention a été signée entre la Bibliothèque Généalogique et le CGP pour que les relevés informatisés soient déposés périodiquement à la Bibliothèque Généalogique par l'intermédiaire d'un membre du Comité d'Animation de l'Antenne Île de France. Celui-ci, lors d'un déplacement à Poitiers, peut récupérer les nouveaux relevés. L'Antenne Île de France est chargée de gérer le répertoire de ces relevés, afin d'en informer les participants aux réunions parisiennes. Cette liste est mise à jour régulièrement sur le site Internet (cité plus haut) de la section parisienne.

Article 5 : Dépôts

À Paris, les Listes Éclair, Listes de Couples, Annuaires Patronymiques, Annuaires des Familles, Listes des Centres d'intérêt, etc... ne peuvent faire l'objet de dépôt dans le fonds CGP de la Bibliothèque Généalogique, ni dans aucun autre fonds, ni dans aucune autre bibliothèque sans accord express du Bureau.

Article 6 : Frais

Une participation aux frais de réunions, fixée par la Bibliothèque Généalogique, est demandée aux membres présents. La section locale n'assume pas les frais inhérents à la participation de personnes qui lui sont étrangères, sauf si ces personnes sont invitées, comme conférenciers par exemple. Dans ce cas une autorisation doit être demandée au trésorier du CGP.